Kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho trong doanh nghiệp

0
1036

Kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho là đầu việc hiệu hữu hiệu giúp doanh nghiệp thiết lập lại tài sản trong kho, để giảm thiểu hao hụt và bảo vệ tài sản của công ty. Tuy nhiên hoạt động này đang gặp phải rất nhiều khó khăn, bởi vì trong thức tế có rất nhiều lỗi với hàng tồn kho. Chính vì vậy để phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý kịp thời thì kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho là việc cần thiết.

Các lỗi thường gặp đối với hàng tồn kho

Hàng tồn kho ký gửi ở các đại lý hoặc địa điểm khác hệ thống kho của đơn vị: Có thể có hàng tồn kho gửi bán tại các nhà bán lẻ, đại lý hoặc các nơi gia công, chế biến và đơn vị quên kiểm kê chúng.

Hàng nhận giữ hộ được phân loại nhầm là hàng tồn kho của đơn vị: Khách hàng có thể gửi một số hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho của đơn vị, vì vậy có thể dẫn đến nhầm lẫn khi kiểm đếm như hàng tồn kho của đơn vị.

Hạch toán không đúng kỳ: Đơn vị đã ghi nhận là hàng tồn kho dù chưa làm thủ tục nhập kho hoặc đã hoàn thành thủ tục nhập kho nhưng chưa được ghi nhận là hàng tồn kho.
Ghi nhận không đúng tài khoản: Hàng chưa về, hóa đơn về nhưng kế toán đơn vị đã ghi nhận là hàng hóa, thành phẩm, cho dù chưa làm thủ tục nhập kho.

Dịch chuyển kho: Đơn vị chuyển hàng từ kho này sang kho khác nhưng lại hạch toán tăng hoặc giảm hàng tồn kho ở cả hai nơi, hoặc không ghi nhận nghiệp vụ ở kho nào.

Tính toán hàng tồn kho không chính xác: Đơn vị có thể sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho không phù hợp với tình hình thực tế hay tính toán phế liệu thu hồi không chính xác, dẫn đến số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán không được báo cáo đầy đủ, trung thực…Như vậy, một lỗi tồn kho có thể dẫn đến gia tăng số tiền khi kết thúc kiểm kê. Điều này có nghĩa là chi phí của hàng hoá bán ra đã được nói giảm, do đó lợi nhuận được phóng đại và ngược lại

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
Kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho

Cải thiện hoạt động kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho hiệu quả

Để hoạt động kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho được thực hiện hiệu quả, góp phần bảo vệ hàng tồn kho, trước hết doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp nhằm hạn chế xâm nhập nhà kho. Đồng thời, loại bỏ các vật cản xung quanh nhà kho, hạn chế quyền tiếp cận vào khu vực kho và khu vực giao hàng. Đặc biệt, thực hiện giám sát việc xâm nhập vào các khu vực phân phối và lưu trữ. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nhằm ngăn chặn truy cập trái phép vào lưu trữ hàng tồn kho và các khu vực hành chính. Tiến hành đánh giá đối với các rủi ro.

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
Phân tích số liệu cho quá trình kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho

Cùng với những giải pháp trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các vấn đề sau:

Kiểm kê tất cả hàng tồn kho đến: Không chỉ tin vào xác nhận với các nhà cung cấp mà cần kiểm tra số lượng ghi trên biên bản giao nhận hàng. Kiểm kê hàng tồn kho trước khi thu nhận sẽ giúp loại trừ các lỗi từ khi nhận được hàng như: Thừa hoặc thiếu so với số lượng đặt mua. Xác minh rằng tất cả các hàng tồn kho đến đều không bị hư hỏng, sai quy cách, hoặc không đủ phẩm chất… Tất cả những khác biệt từ đơn đặt mua đến biên bản kiểm kê phải được giải trình đầy đủ. Theo dõi chặt chẽ các yêu cầu mua thêm hoặc trả về nơi cung cấp.

Theo dõi: Bước cơ bản nhất trong việc kiểm soát hàng tồn kho là duy trì một danh mục chính xác những gì một doanh nghiệp có và ở đâu. Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay dựa vào các kho dữ liệu điện tử, thường sử dụng mã vạch và thẻ kho để theo dõi sự biến động nhập, xuất của các mặt hàng. Tất cả địa điểm kiểm kê phải được đánh số, xác định từng khoản mục hàng tồn kho, và theo dõi các mặt hàng theo vị trí. Mặt hàng tồn kho nào được kiểm kê phải được đánh dấu “đã kiểm kê”, niêm phong, dãn nhãn…bằng các loại mực, sơn không tẩy xóa được. Như vậy, thực hiện kiểm kê là cần thiết để đảm bảo rằng hàng tồn kho được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý, hàng tồn kho có giá trị đúng, và chứng minh rằng hàng tồn kho có sẵn để bán hoặc sản xuất khi cần thiết.

Điều tra quyền sở hữu của khách hàng và cách ly với hàng tồn kho của khách hàng: Nếu có hàng tồn kho mà khách hàng sở hữu, nhân viên nhà kho sẽ có khả năng kiểm đếm như thể nó thuộc sở hữu của đơn vị, do đó có một thủ tục tại chỗ là ghi nhãn các mặt hàng này là khách hàng gửi gia công, chế biến hoặc đang chờ vận chuyển và phân loại chúng trong một phần riêng của kho.

Tiến hành đánh giá hàng tồn kho lỗi thời định kỳ: Nếu vật tư, công cụ, hàng hóa ngồi trên kệ quá lâu sẽ mất đi giá trị, gây lãng phí và tổn thất về lợi nhuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần duy trì các mặt hàng tồn kho có khả năng luân chuyển nhanh chóng; hình thành một hội đồng xét duyệt hàng tồn kho theo định kỳ, kiểm tra các biên bản kiểm kê để xác định mặt hàng cần phải được bán ra hoặc bị loại bỏ…

Chuẩn hóa hồ sơ lưu giữ cho hàng tồn kho: Khi một mặt hàng được chọn từ các kệ trong kho để sử dụng hoặc chuyển cho các khu vực sản xuất hay bán cho khách hàng, cần xây dựng một quy trình chuẩn để ghi lại nhật ký ngay sau khi chúng rời khỏi kho, tránh trường hợp có người loại bỏ các dấu hiệu hàng tồn kho di chuyển.

Điều tra hồ sơ kiểm kê âm: Nếu các hồ sơ kế toán cho thấy có hàng tồn kho âm, thì rõ ràng đã có một lỗ hổng giao dịch lớn. Trường hợp này nhất thiết phải mở một cuộc điều tra chi tiết. Cách ly nhiệm vụ: Tách các nhiệm vụ liên quan đến mua, đặt hàng, tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho. Những nhân viên khác nhau được chỉ định để giám sát việc bán hàng, quản lý hàng tồn kho và các phòng ban mua. Kiểm toán: Thực hiện việc kiểm toán định kỳ các hóa đơn vật liệu, phát hiện tiêu cực trong kiểm kê và theo dõi phế liệu sẽ bù đắp lỗi tồn kho, phân bổ đều và hạn chế khống vật liệu trong kho.

An ninh: Các biện pháp bổ sung như ổ khóa và mã bảo mật, camera quan sát, tia laser chống trộm… sẽ giúp đảm bảo rằng, chỉ những nhân viên đáng tin cậy, nhận được sự ủy quyền mới có thể thể tiếp cận đến hàng tồn kho.

>>> Tham khảo bài viết: 5 cuốn sách về kỹ năng quản lý mà mọi lãnh đạo nên đọc