Những sai lầm thường gặp khi quản lý dự án và cách khắc phục

0
427

Các chuyên gia quản lý dự án sẽ tiết lộ cho bạn những lý do phổ biến khiến dự án thất bại và cách khắc phục để hạn chế rủi ro xảy ra. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Những sai lầm thường gặp khi quản lý dự án và cách khắc phục
Những sai lầm thường gặp khi quản lý dự án và cách khắc phục

Không giao tiếp và xây dựng mục tiêu với các bên liên quan khi bắt đầu triển khai dự án

Shami Ahuaja, Giám đốc công ty Nisum chuyên tư vấn công nghệ theo phương pháp Agile, đã cho rằng, mỗi người trong nhóm cần hiểu rõ vị trí, trách nhiệm cũng như kết quả chuyển giao của mình. Đề ra kỳ vọng, mục tiêu sẽ giúp nhóm dự án tự lực và trở nên tổ chức hơn. Nó cũng giúp truyền tải trách nhiệm, chia sẻ quyền sở hữu dự án mạnh mẽ hơn cho tất cả.

Không chia nhỏ dự án thành nhiều giai đoạn

Một dự án cần chia nhỏ thành nhiều giai đoạn, rồi gắn cho nó những mục tiêu, đầu việc có thể xử lý. Điều này sẽ làm giảm áp lực tâm lý, tạo sự tự tin, thoải mái cần thiết, giúp mọi người cùng đương đầu và giải quyết dự án khó khăn.

Nếu không chia nhỏ dự án chắc chắn bạn sẽ cảm thấy quá tải, làm không tốt trách nhiệm của mình. Người quản lý dự án cần dành thời gian để hiểu sâu về các khía cạnh dự án, từ đó phân rã công việc thành từng đầu mục nhỏ. Ngoài ra, việc quan sát, chọn lọc ưu điểm của các thành viên trong nhóm sẽ giúp người quản lý giao đúng người, đúng việc.

Không sắp xếp dự án theo thứ tự ưu tiên

Nhiều nhân viên thường tối mặt với những dự án có mức độ ưu tiên thấp. Trong khi đó, dự án có mức độ ưu tiên cao hơn thì bị lơ là, bắt đầu có dấu hiệu khủng hoảng. Do đó, cần làm rõ ngay từ đầu, nhiệm vụ nào có tính ưu tiên ra sao, sau đó, báo cho cả team dự án sự thay đổi về mức độ ưu tiên.

Sai lầm có thể khiến dự án không thành công
Sai lầm có thể khiến dự án không thành công

Quên rằng Quản lý dự án cũng là Quản lý con người

“Quá nhiều PM bị sa lầy trong phạm vi, chất lượng, chi phí và timeline dự án. Họ quên đi những nỗ lực của những người đang thực sự hoàn thiện dự án từng ngày.” – ý kiến của Irfan Kapasi, GĐ Quản lý của Computer Task Group.

Thất bại trong việc quản lý nhân sự có khả năng dẫn đến “chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng chất lượng, và kết quả là chi phí vượt mức.”

Để khắc phục sai lầm này, Irfan khuyên mọi người hãy hiểu giá trị và sự quan trọng của các bên liên quan trong dự án, và sắp xếp thời gian để duy trì tương tác. Bao gồm cả các nhà tài trợ, thành viên nhóm dự án, giám đốc điều hành, nhà cung cấp và các bên liên quan.

Hãy bằng mọi cách đảm bảo rằng mọi người đều có chung tầm nhìn thống nhất vì tương lai của dự án.

Không tương tác thường xuyên với thành viên team dự án

“Rất phổ biến với PM dưới áp lực tiến độ, họ quên đi cuộc họp với team hoặc quên việc cập nhật tình hình với key stakeholder (bên liên quan chính)” – Bob Drainville, sáng lập app theo dõi thời gian Timesheet Mobile, nhấn mạnh.

“Cần có một lịch họp thường xuyên với danh sách người tham dự cụ thể và những người liên quan có ảnh hưởng tới dự án.”

Drainville đặt trọng tâm vào việc giữ đúng số lượng người tham dự các cuộc họp, anh quan niệm “quá nhiều người sẽ làm hỏng việc, vì ai cũng muốn nêu quan điểm và cảm thấy cần đóng góp ý kiến cả.”

Để quản lý dự án tốt hơn, bạn có thể tham khảo khóa học Giám đốc dự án trên hệ thống Smartrain.vn. Với tôn chỉ “Giúp người làm công tác đầu tư, kế toán, tài chính trong doanh nghiệp trở thành Giám đốc dự án chuyên nghiệp tương lai”, bộ khóa học sẽ mang đến cho bạn:

Khóa học “Quản trị tài chính dự án” – Chuyên gia Đặng Đức Sơn

Khóa học “Kĩ năng lập kế hoạch kinh doanh” – Chuyên gia Hà Sơn Tùng

Khóa học “Giao việc & Ủy quyền hiệu quả” – Chuyên gia Nguyễn Khắc Hùng

Khóa học Giám đốc dự án trên hệ thống Smartrain.vn
Khóa học Giám đốc dự án trên hệ thống Smartrain.vn

>>> Tham khảo: Khoá học CFO online hữu ích cho người làm kinh tế