Phương pháp quản trị Kaizen và lợi ích khi áp dụng

0
593

Hầu hết các phương pháp cải thiện năng suất làm việc sẽ cung cấp công cụ để giải quyết từng dự án cụ thể hoặc tổ chức lại danh sách công việc. Kaizen là phương pháp cải thiện năng suất lao động của người Nhật, được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Kaizen không hẳn là hệ thống cải thiện năng suất công việc mà bạn muốn sử dụng để tổ chức lại to-do list và nó được xem như một triết lý về tâm lý.

Phương pháp quản trị Kaizen
Phương pháp quản trị Kaizen

Kaizen là một trong những phương pháp đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi đó là cách tư duy và tổ chức mọi thức từ cách làm việc độc lập đến làm việc nhóm.

Hiểu Kaizen một cách chi tiết

Như đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong quá trình tổ chức phải hướng đến điều tốt hơn. Triết lý này lần đầu xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật. Được truyền cảm hứng bởi phương pháp nâng cao hiệu suất nhằm cải thiện và hợp lý hóa hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và người lao động.

Hiểu Kaizen một cách chi tiết
Hiểu Kaizen một cách chi tiết

Sự cải tiến có tính liên tục có thể thực hiện theo 6 bước:

Tiêu chuẩn hóa: Bắt đầu với quá trình thực hiện hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.

Đo lường: Kiểm tra liệu quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng và thời gian hoàn thành.

So sánh: So sánh kết quả đo lượng với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian?

Cải tiến: Tìm kiếm cách mới, tốt hơn để làm công việc đó hoặc đạt được kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh, hiệu quả đi tới cùng mục tiêu để tăng năng suất.

Tiêu chuẩn hóa: Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới và hiệu quả hơn.

Lặp lại: Quay trở lại bước 1 và bắt đầu 1 lần nữa.

Công cụ 5S

Nhắc đến phương pháp Kaizen là phải nhắc đến công cụ 5S. 5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành các từ khác nhau song về cơ bản ý nghĩa của chúng không thay đổi. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Công cụ 5S
Công cụ 5S

Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.

Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)

Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.

Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.

Lợi ích của phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen giúp cho doanh nghiệp:

Giảm lãng phí trong lĩnh vực như tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…

>>> Thế nào là quản trị nhân sự theo KPI? Các bước xây dựng KPI hiệu quả