Quản lý nhân sự – Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

0
1341

Hoạch định nguồn nhân lực giữ một vai trò quan trọng trong việc quản trị nhân sự, nó có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của công ty. Vậy hoạch định nguồn nhân lực sẽ được nhà quản lý nhân sự đi qua những bước nào? Hãy tham khảo qua bài viết dưới đây.

Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các hoạt động dự báo nhu cầu về nhân lực và hoạch định những bước tiến hành nhằm đáp ứng nhu cầu hoạch định.

ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ HIỆN TẠI

Xác định nhu cầu nhân sự của của doanh nghiệp là cở sở đầu tiền cho quá trình hoạch định nguồn nhân lực. Để việc đánh giá được dễ dàng hơn nhà quản lý nhân sự sẽ phải sử dụng những công cụ và kỹ thuật như: tóm tắt kỹ năng của nhân viên, phân tích công việc, sơ đồ quy hoạch nhân sự và phương pháp dự báo.

hoạch định nguồn nhân lực
Đánh giá nhân sự

Bản tóm tắt kỹ năng nhân sự

Đây là tài liệu được lưu trữ tại phòng nhân sự, bản tóm tắt sẽ có nội dung liệt kê về trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, thời gian làm việc, tên công việc đang làm và mức lương, nhưng thành tích trong quá khứ và những dữ liệu về lý lịch: giới tính, tuổi tác, tôn giáo, tình trạng gia đình,…

Phân tích công việc

hoạch định nguồn nhân lực
Tiến trình phân tích công việc

Đây là quá trình đánh giá một cách hệ thống kiến thức, kỹ năng, nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành những công việc được giao trong doanh nghiệp.

Phân tích công việc vạch rõ những nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc, mối quan hệ của nó với những công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc.

Những thông tin thu thập được tại việc phân tích này sẽ được là cơ sở để sử dụng cho bản mô tả công việc và đề xuất tiêu chuẩn.

Bản mô tả công việc là một văn bản nêu lên những thông tin nhằm mô tả về những công việc cụ thể, nhiệm vụ thuộc về một công việc hay chức danh.

Những nội dung chính của bản mô tả công việc gồm:

Nhận diện công việc gồm: tên công việc, bộ phận, các mối quan hệ báo cáo và mã số công việc.

Thời gian phân tích công việc: Sự định kì của việc phân tích nhằm đánh giá những thay đổi của công việc, những mô tả về công việc đã cũ kỹ để tiến hành cải cách.

Tóm tắt về công việc: là phần mô tả ngắn về công việc, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về công việc.

Những nhiệm vụ phải hoàn thành: đây là phần chính của bản mô tả công việc là mô tả những nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành.

Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê những đặc điểm cá nhân, kỹ năng và kinh nghiệm mà nhân sự cần phải có để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bản tiêu chuẩn công việc cũng là cơ sở để nhà quản lý nhân sự nhận diện những ứng viên phù hợp với công việc đang cần người.

Sơ đồ quy hoạch cán bộ kế cận

Biểu đồ cán bộ kế cận là một sơ đồ trình bày vị trí của mỗi chức danh trong hệ thống thức bậc quản lý của doanh nghiệp, cùng với tên của người đương nhiệm và tên các ứng viên thay thế khi cần. Biểu đồ là một phương tiện khá đơn giản để dự báo nhu cầu nhân sự và các nguồn có sẵn bên trong doanh nghiệp.

DỰ BÁO NHU CẦU NHÂN SỰ TƯƠNG LAI

Bước quan trọng của tiến trình hoạch định nguồn nhân lực là so sánh nhu cấu dự kiến với nguồn cung dự kiến. Tại bước này cần xem xét những yếu tố thuộc tổ chức và những yếu tố môi trường có thể tác động đến các nguồn cung và cầu nhân lực tương lai của doanh nghiệp.

Phương pháp dự báo

hoạch định nguồn nhân lực
Dự báo nguồn nhân lực

Các nguồn cung nhân lực bao gồm các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các nguồn lực bên trong bao gồm tất cả nhân sự trong doanh nghiệp, để nhân sự đáp ứng được yêu cầu tương lại thì doanh nghiệp phải có những kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng những ứng viên tiềm năng.

Nguồn cung nhân sự bên ngoài gồm những nguồn nhân lực tiềm năng dựa trên tình hình phát triển về dân số, tình hình đào tạo của các trường chuyên nghiệp,…

Thông tin tham khảo: Nghệ thuật quản lý nhân sự cần có cho nhà lãnh đạo

Yếu tố dự báo về nhu cầu

Mức phát triển dự kiến của tổ chức

Những hạn chế về ngân sách

Sự biến động về nhân sự do thuyên chuyển, về hưu, hết hợp đồng,…

Áp dụng công nghệ mới

Doanh nghiệp đặt mục tiêu sử dụng nhân sự ở mức tối thiểu

Yếu tố dự báo về nguồn cung

Số lượng nhân viên sẵn sàng và có thể được đào tạo

Những người có khả năng được thăng chức

Những người có tài năng dự kiến trên thị trường lao động địa phương và trong nước

Sự cạnh tranh trên thị trường lao động

Khuynh hướng phát triển của dân số

Khuynh hướng tuyển sinh vào các trường đại học, trường kinh doanh và các chương trình đào tạo.

Thiết lập chiến lược nhân sự

hoạch định nguồn nhân lực
Đào tạo nhân sự

Để thỏa mãn nhu cầu nhân sự trong tương lai, ban lãnh đạo sẽ có 2 tập hợp lựa chọn. Thứ nhất, ban lãnh đạo có thể sử dụng số lượng nhân sự mà doanh nghiệp đang có hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Thứ hai, có thể tiến hành huấn luyện hoặc không huấn luyện họ. Khi kết hợp hai tập hợp, có thể tạo ra 4 chiến lược nhân sự.

  • Không huấn luyện nhân viên hiện có
  • Huấn luyện các nhân viên có của doanh nghiệp
  • Tuyển nhân viên mới từ bên ngoài, nhưng không huấn luyện họ
  • Tuyển nhân viên mới và tiến hành đào tạo

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng cả 4 chiến lược này cho từng tình hình cụ thể.

Đánh giá thực trạng nhân sự và điều chỉnh hợp lý

Hoạch định nguồn nhân lực luôn đòi hỏi nhận được và xử lý kịp thời những thông tin phản hồi về quyết định bổ nhiệm và tình hình quản lý nhân sự của doanh nhiệp. Thông qua việc so sánh những thành tích thực tế của doanh nghiệp với kế hoạch đã được vạch ra, nhà quản lý nhân sự có thể xác định được hướng đi cần thiết để báo cáo lên lãnh đạo.